Tra compiti dell’URP è possibile annoverare quelli di:
- Promuovere l’immagine dell’Ente;
- Favorire il diritto di accesso ai servizi offerti ai cittadini attraverso l’illustrazione delle disposizioni normative e amministrative, in applicazione della Legge 7 agosto 1990, n. 241, e successive modificazioni;
- Attuare i processi di verifica della qualità dei servizi e di gradimento degli stessi da parte degli utenti;
- Garantire la reciproca informazione fra l’URP e gli uffici per le relazioni con il pubblico delle altre amministrazioni;
- Svolgere un’attività di orientamento dell’utenza sulle modalità di erogazione dei servizi;
- Promuove forme di semplificazione dei processi amministrativi.
Ma prima di tutto all’URP è attribuito, in particolare, il compito di fornire al pubblico adeguate informazioni relative ai servizi, alle strutture, ai compiti, ai procedimenti e al funzionamento dell’Amministrazione, garantendo agli utenti le informazioni attinenti l’attività dell’Amministrazione e consentendo l’accesso al materiale illustrativo predisposto dagli uffici.
A tal fine, deve assicurare agli utenti la modulistica, il materiale illustrativo, la documentazione relativa ai servizi, alle strutture ed ai compiti relativamente alle attività dell’Amministrazione.
Le suddette funzioni dell’URP possono essere ricondotte a quattro macrofunzioni.
La prima è quella di porsi al servizio dell’utenza per garantire il diritto d’accesso di cui alla Legge 241 del 1990. Sotto tale profilo, l’ufficio deve garantire le informazioni su atti e procedimenti amministrativi inerenti il cittadino.
In pratica ogni cittadino deve essere nella condizione di sapere dove sta la sua pratica, a quale stadio si trova e, se possibile quanto tempo occorre per la sua definizione e quale iter deve percorrere.
La seconda macrofunzione è quella di provvedere all’analisi dei bisogni del soggetto a cui sono erogati i servizi, cioè il cittadino.
Ciò si attua avviando in modo sistematico e regolare delle procedure atte alla rilevazione del fabbisogno di informazione e servizi del cittadino che assume in questa prospettiva la veste di “cliente” dell’amministrazione.
E’ peculiare, dunque, disporre sempre di un quadro di riferimento quanto più possibile aggiornato della realtà amministrativa di riferimento.
La terza macrofunzione è quella di formulare proposte dirette al miglioramento degli aspetti logistici ed organizzativi del rapporto con l’utenza. E, dunque, tale obiettivo, è concomitante con l’aggiornamento delle strutture, la semplificazione dei linguaggi istituzionali e la ricerca di migliori modalità di gestione dei flussi comunicativi interattivi con l’utenza.
Ultima macrofunzione, ma non per importanza, è quella di promuovere iniziative di comunicazione di pubblica utilità. In pratica garantendo la conoscibilità e conoscenza di atti normativi, servizi e strutture utili alle esigenze del cittadino amministrato.